Smarte Automatisierung mit FileMaker, n8n und KI-Agenten: Wie wir mehr Zeit für unsere Kunden gewinnen
Die a.gon Theater GmbH hat mit Unterstützung der ekultur GmbH ihre Datenbanklandschaft in den letzten Monaten grundlegend modernisiert. Aus einer klassischen Client-Server-Umgebung wurde eine browserbasierte Lösung auf Basis von FileMaker, die sich nahtlos in moderne Automatisierungs-Workflows mit n8n und KI-Agenten integriert und an das ekulturportal angebunden wird.
Unser Ziel war klar: mehr Effizienz in der Administration und gleichzeitig mehr persönliche Nähe zu unseren Kunden.
Die Optimierungen im Überblick
- Passwort-Anfragen für unseren Download-Bereich: Kunden, die ihr Passwort vergessen haben, erhalten sofort eine automatisierte Antwort. Kein Warten mehr, keine Rückfragen – die Lösung ist in Sekunden da.
- Automatischer Versand von Technischen Bühnenanweisungen (TBA): Anfragen nach TBAs werden erkannt, und die passende Anweisung wird direkt als Anlage verschickt. Das spart Zeit im Büro und gibt Veranstaltern Planungssicherheit.
- Automatisierte Informationen zur GEMA-Setlist: Wer eine Setlist benötigt, bekommt ohne Umwege den direkten Link zum GEMA-Portal. Schnell, transparent, zuverlässig.
- Hotel-Buchungs-Agent: Ein echter Meilenstein: Unser KI-Agent durchsucht zunächst unsere eigene Hoteldatenbank und erweitert die Suche über gängige Hotelplattformen. Ein Mitarbeiter wählt aus den Vorschlägen das passende Hotel aus. Der KI-Agent übernimmt anschließend die komplette Buchungsorganisation: Stornobedingungen, Zahlungsart, Gästeliste – alles inklusive.
- Lückenlose Protokollierung und Kontaktpflege Jede Anfrage wird dokumentiert, jedes Ergebnis gespeichert. Das a.gon-Team meldet sich nach Abschluss aktiv bei ihren Vertragsparatnern, um sicherzustellen, dass alles geklappt hat. Automatisierung schafft also keine Distanz – im Gegenteil: Sie schafft Raum für echten Kontakt.
Warum wir diese Schritte gehen
In einer Zeit, in der Kosten und Arbeitslast stetig steigen, ist Automatisierung kein Selbstzweck. Sie ist der Schlüssel, um wieder mehr Zeit für das Wesentliche zu haben: den direkten Austausch mit unseren Veranstaltern, Partnern und Kunden.
Gerade in der Theaterbranche lebt alles von Vertrauen, Dialog und persönlichem Austausch. Mit KI-Agenten und n8n holen wir uns diese Zeit zurück.
Sicherheit im Fokus
Die Architektur des ekulturportals war von Anfang an auf höchste Sicherheit für Benutzer ausgelegt. Heute, mit den neuen Automatisierungen, wird dieses Wissen noch vertieft. Wir setzen Standards, die in der Kulturbranche bis heute selten sind – und genau dafür erhalten wir Anerkennung für unsere frühe und konsequente Arbeit aus Wissenschaft und Wirtschaft.
Ausblick
Die nächsten Schritte sind bereits in Vorbereitung:
- Intelligente Vertragsautomatisierung und Versand mit Schnittstelle zwischen FileMaker und ekulturportal – Mehr Raum für Individualität
- Erweiterte Analysefunktionen für Zuschaueranfragen und Workflow-Optimierungen
- Integration weiterer KI-Module zur Unterstützung unserer Teams im Social Media Bereich
👉 Mit dieser Entwicklung zeigen wir: Automatisierung bedeutet nicht weniger Menschlichkeit – sondern mehr.
4 Kommentare zu „KI-Agenten im Alltag eines Theaters“
Herrlich, die KI räumt uns also Zeit für den echten Kontakt – selbst wenn sie dann doch die Hotelbuchungen übernimmt. Ist ja gut, dass die KI auch darauf bedacht ist, sicherzustellen, dass alles geklappt hat, sonst könnten wir ja wirklich nur noch staunen. Aber gut, dass wir mit dieser Automatisierung nicht Distanz schaffen, sondern nur den einen, unverzichtbaren Vorteil: Mehr Zeit für das, was wirklich zählt – also die nächste Abstimmung. Auf die nächste Optimierung, die uns vielleicht die Möglichkeit gibt, die Verträge automatisch zu verschicken, freuen wir uns schon!laser marking machine
Liebe/r KommentatorIn, der automatische Vertragsversand ist schon in der Testphase. Verträge sollen inklusiv aller Anlagen, die entweder zur Produktion hochgeladen wurden und jene, die zum Termineintrag hochgeladen wurden oder erzeugt wurden, per Email versendet werden. Wir sind dran. Danke für Deinen Kommentar.
Wie gut, dass diese KI uns die Zeit für die Wichtigste – also das Warten auf Antworten und das Durchsuchen von Hotelplattformen – einspart. Die Idee, dass Automatisierung mehr Nähe schafft, ist ja… einlogisch, wie man sagt. Aber gut, dass die Sicherheit stimmt, sonst könnten wir ja unsere Sorgen nicht automatisieren. Und die nächste KI, die uns bei der Vertragsprüfung hilft? Da freue ich mich schon auf die Vertrags-Perfektion. Auf gehts in die Welt der optimierten Kulturbranche!compress image to 150 kb
Im Rahmen der Digitalisierung merken wir, als Theater, dass die Reaktionszeiten immer kürzer werden sollen. Darauf haben wir reagiert. Wer will schon auf Gema-Setlisten warten, oder auf eine TBA? Beides versenden wir auch zukünftig persönlich. Wenn diese bei den vielen Emaileingängen oder bei der zuständigen Person noch aussteht, kann so gewährleistet werden, dass beides sofort beim Anfragenden, ankommt – voraussgesetzt, die Emailadresse ist in unserer Datenbank. Hotelbuchungen sind sehr aufwendig und über eine KI-Unterstützung erhoffen wir uns, weniger Zeit mit suchen und anfragen zu verbringen und dafür mehr Zeit zu haben, uns mit den Anliegen der VeranstalterInnen zu beschäftigen. Immer mehr Kommunikationskanäle sollen bedient werden und gleichzeitig fallen fremde Leistungen, die uns früher zur Verfügung standen, wie beispielsweise Krtiken in der Zeitung an vielen Orten weg. Diesen Herausforderungen müssen wir begegnen und Wege finden, gemeinsam unsere künstlerische und kulturelle Arbeit zu kommunizieren.