Seit mehr als 15 Jahren beschäftigt mich das Thema Management von Adressstammdaten – und wahrscheinlich geht es tausenden anderer ähnlich. Man will sicherstellen, dass Kampagnen ohne Rückläufer funktionieren, man möchte die richtigen Empfänger mit Informationen erreichen, möchte Zuständigkeiten eindeutig identifizieren können etc.

Das Adressstammdaten-Management wird das erste große Feature sein, welches man als zukünftiger Benutzer im eKulturPortal ausprobieren und nutzen können wird. In der Vorbereitung sind wir auf zahlreiche durchaus nicht leicht zu bewältigende Frage- und Aufgabenstellungen rund um das Thema Adressen gestoßen, die selbst Internetgiganten wie Google oder Amazon noch nicht ganz überzeugend gelöst haben. Im März 2016 haben wir nach vier Monaten die Erhebung zu diesem Thema abgeschlossen. Wir haben uns selbst beobachtet, Interviews geführt und anderen bei der Arbeit zugesehen. Beteiligt waren das Kulturamt Unterschleißheim, das Theater Poetenpack in Potsdam, die Christian-Auer-Band in München, die Theaterlust Gbr in München, das Theatermanagement Solingen, die Stadeum GmbH in Stade und die a.gon Theater GmbH in München. Hier einige Resultate:

Bei Migrationsprojekten werden etwa fünf Prozent der Ressourcenkapazität nur dafür eingesetzt, Stammdaten und deren Einflussfaktoren bzw. Auswirkungen vor der Migration zu bereinigen – ich kenne keine Migration, wo das anders wäre. Wie beim Sockenfresser in der Waschmaschine gehen scheinbar auf geheimnisvolle Weise Aktualisierungen immer wieder verloren. Ein häufig zu beobachtendes Phänomen: vor Versand einer Kampagne werden Adressdaten aus einer Datenbank in Excel importiert um sie dort zu prüfen, abzugleichen und ggf. anzupassen. Die Ursache für diese Arbeitsweise ist häufig, dass der Bearbeiter keine Änderungsrechte bei den Datenbankeinträgen hat – besonders dann, wenn mit Daten über einen externen Dienstleisters gearbeiter wird.

Wie sieht der Umgang mit Adressdaten heute in der Welt der künftigen Nutzer des eKulturPortales aus? Häufig exakt so, wie eben beschrieben. Die Daten der Abonnenten werden nicht selten über Ticketingfirmen verwaltet. Änderungen, die von Abonnenten hereinkommen, werden über den Veranstalter entgegengenommen und dann per Email oder Fax an den Dienstleister weitergeleitet. Selten wird anschließend geprüft, ob die Änderung auch tatsächlich und korrekt vorgenommen wurde. Ein Prozess ist weder vereinbart noch wird einer datentechnisch unterstützt.

Im Bereich des Lieferantenmanagements wird in den wenigsten Rathäusern ein zentrales System eingefordert oder bereitgestellt.

Erstaunlich viele Bereiche verwalten ihre Lieferanten mit selbst gewählten Hilfsmitteln und nach eigenen Präferenzen – und sei es das klassische gute alte Adressbüchlein. Eigenständige Betriebe hingegen sind da oft schon besser organisiert – wie es scheint. Entweder existiert eine gemeinsame Excel-Liste oder, wenn auch eher selten, eine richtige Datenbank. Nur: zur Pflege dieser Daten fühlen sich nur wenige berufen. Und ganz ehrlich, wer erkennt schon, wann Adressstammdaten gepflegt werden müssen? Mal ärgert sich der Techniker, der kurz vor einer Aufführung noch immer keine Technische Bühnenanweisung erhalten hat, mal die Buchhaltung, die ein Jahr nach der Buchung den Vertrag nicht findet. Sind Kollegen krank oder im Urlaub und kommen nach einer oder zwei Wochen zurück an den Arbeitsplatz, quellen der physische Posteingangskorb und das Email-Postfach förmlich über – wer denkt schon an Vertretung… Ich gehöre selbst zu jenen, die Emails, wenn sie einmal im Posteingangsfenster nach ganz unten rutschen, nur noch wenig Beachtung schenkt – füllt doch schon die Beantwortung der sichtbaren und das Tagesgeschäft meinen Tag gut aus.

Adressstammdatenmanagement beschäftigt uns ständig, ohne dass wir es bewusst wahrnehmen. Während des Produktionsjahrs werden viele Interaktionen zwischen den Beteiligten ausgelöst: Anfragen, Buchungen, Nachfragen, Verhandlungen, Verträge usw. Jede Mail, jeder Brief, jedes Telefonat ist verbunden mit Informationen aus den Adressstammdaten. Die heutigen Werkzeuge unterstützen uns bereits sehr: moderne elektronische Adressbücher scannen den Emaileingang stetig, erkennen Erweiterungen und Änderungen in vorhandenen Datensätzen und bieten an, diese ins Adressbuch zu übernehmen. Lesezeichen, wie man sie im Internetbrowser setzen kann, Suchmaschinen, Social-Media-Kommunikationsappliaktionen und immer mehr Adressverzeichnisse helfen uns, selbst längst vergessene Kontakte wiederzufinden. Und dennoch verbringen wir viel Zeit damit, Fehler zu bereinigen oder fehlende Informationen zu ergänzen. Wir machen das fast automatisch und ärgern uns nur selten, weil es einfach Teil der Arbeitsroutine geworden ist.